یکی از زمانبرترین و پرچالشترین فرآیندها در مدیریت خدمات شهری، تایید کارکردها و پرداخت صورتوضعیت پیمانکاران است. در روشهای سنتی، حجم بالای کاغذبازی، گم شدن اسناد و اختلافنظرهای مالی باعث کندی سیستم میشود. ماژول اتوماسیون صورتوضعیتها در این سیستم یکپارچه مدیریت پسماند شهرداریها، تمام این چرخه را دیجیتالی، شفاف و کاملاً سیستماتیک کرده و امکان مدیریت متمرکز صورتوضعیتها را فراهم میکند.
این چرخه تایید چندمرحلهای در نرم افزار مدیریت پسماند به شرح زیر عمل میکند:
۱. ثبت صورتجلسه روزانه توسط پیمانکار:
نمایندگان شرکتهای پیمانکار از طریق پنل اختصاصی خود (به عنوان یک نرم افزار شرکتهای پیمانکار بازیافت)، گزارشها و صورتجلسات کارکرد روزانه خود را مستقیماً در سامانه ثبت میکنند. این امر نیاز به ارسال فیزیکی اسناد را کاملاً از بین میبرد.
۲. بررسی و اعتبارسنجی توسط ناظر منطقه:
در مرحله بعد، صورتجلسات ثبتشده در کارتابل ناظران مناطق قرار میگیرد. ناظر منطقه با بررسی میدانی و تطبیق دادهها، کارکرد را تایید کرده و یا در صورت وجود مغایرت، آن را برای اصلاح به پیمانکار عودت میدهد.
۳. تایید نهایی ناظران ارشد:
برای ایجاد لایههای کنترلی قویتر و جلوگیری از هرگونه تبانی یا خطای محاسباتی، صورتجلسات تایید شده توسط ناظر منطقه، باید به تایید ناظران ارشد سازمان نیز برسد.
۴. صدور خودکار صورتوضعیت نهایی:
پس از طی شدن چرخه تاییدات روزانه، اتوماسیون مدیریت پسماند و خدمات شهری وارد عمل شده و در پایان ماه، صورتوضعیت نهایی و تجمیعی را بهطور کاملاً خودکار و بر اساس صورتجلسات تاییدشده روزانه تشکیل میدهد. سپس دستور پرداخت نهایی با بالاترین دقت و بدون دخالت خطای انسانی صادر میگردد.
با این رویکرد یکپارچه، علاوه بر تسریع در پرداخت حقوق پیمانکاران و افزایش رضایتمندی آنها، شهرداریها نیز به یک داشبورد مالی شفاف و قابل استناد دسترسی خواهند داشت که هر ریال از بودجه در آن ردیابی میشود.